Der Beschluss in der Eigentümerversammlung
Bestellung und Abberufung des Verwalters sind Sache der Eigentümerversammlung. Beides geschieht durch Beschluss, und für beides genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen — eine qualifizierte Mehrheit ist nicht erforderlich.
Seit der Reform des Wohnungseigentumsrechts zum 1. Dezember 2020 kann der Verwalter jederzeit abberufen werden. Ein Grund muss dafür nicht genannt und nicht bewiesen werden. Das war früher anders und ist der häufigste Irrtum, dem Gemeinschaften bei diesem Thema begegnen.
Sinnvoll ist, Abberufung und Neubestellung in derselben Versammlung zu beschließen. Andernfalls steht die Gemeinschaft womöglich ohne Verwalter da — und ohne Verwalter fehlt ihr für viele Vorgänge die handelnde Stelle.
Die Frist, die wirklich zählt
Die Abberufung wirkt mit dem Beschluss. Der Verwaltervertrag ist davon zu trennen: Er endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Diese Frist ist eine Obergrenze, keine Wartezeit — der Vertrag kann auch früher enden, wenn er es vorsieht oder beide Seiten sich einig sind.
Die Amtszeit eines Verwalters ist ohnehin befristet: höchstens fünf Jahre, bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre. Läuft die Bestellung aus, ist dies der natürliche Zeitpunkt für einen Wechsel, der ohne Abberufung auskommt.
Die Übergabe — hier entscheidet sich, wie teuer der Wechsel wird
Die Gemeinschaft hat Anspruch auf Herausgabe aller Unterlagen, die zur Verwaltung gehören. Was dabei regelmäßig fehlt oder verspätet kommt, lässt sich vorher benennen und sollte deshalb ausdrücklich angefordert werden.
Dazu gehören: die vollständige Buchhaltung mit Kontenständen und Belegen, die Beschlusssammlung, alle laufenden Verträge mit Dienstleistern und Versorgern, Versicherungsunterlagen, Protokolle vergangener Versammlungen, Unterlagen zu Gewährleistung und Instandhaltung sowie die Übertragung der Bankvollmachten auf das Gemeinschaftskonto.
Der abgebende Verwalter muss außerdem für seinen Zeitraum abrechnen. Eine Jahresabrechnung, die mitten im Jahr abreißt und von niemandem fortgeführt wird, ist der typische Grund dafür, dass ein Wechsel die Gemeinschaft im Folgejahr noch beschäftigt.
Praktisch bewährt sich eine schriftliche Übergabeliste, die Punkt für Punkt abgehakt wird. Fehlendes wird so benannt und nachverfolgt, statt erst Monate später aufzufallen.
Was eine neue Verwaltung zuerst braucht
Damit die neue Verwaltung arbeitsfähig wird, braucht sie Zugriff auf das Gemeinschaftskonto, den aktuellen Wirtschaftsplan, die Beschlusssammlung und eine Liste der Eigentümer mit Miteigentumsanteilen. Alles Weitere lässt sich nachziehen.
Servinity übernimmt die Nachverfolgung fehlender Unterlagen und sagt der Gemeinschaft vorab, was beim bisherigen Verwalter anzufordern ist. Das ist der Teil, an dem ein Wechsel am häufigsten hängen bleibt.